Voll Agil – Erfolgreiche Remote-Events mitten in der Krise

Nur wenige Tage, nachdem die Stadt Hamburg alle öffentlichen und nicht-öffentlichen Veranstaltungen untersagte, standen für uns unmittelbar die bis dahin mit Vor-Ort-Präsenz geplanten Veranstaltungen Scrum Masters Hamburg Meetup und unser HR Frühstück an.

Wir wussten, dass es für unsere Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt besonders wichtig war, schnell aufgefangen und bei Online-Veranstaltungen abgeholt zu werden. Daher haben wir beide Formate innerhalb kürzester Zeit auf remote umgestellt und wie geplant erfolgreich abgehalten.

Alle Teilnehmer waren total begeistert

„Klasse! ich hätte was verpasst, wenn ich nicht da gewesen wäre.“

„Es hat ein lebhafter Austausch stattgefunden.“

„Schönes Erlebnis, nah an der Realität.“

„Am Ende gab es neue Ideen und klare Ergebnisse.“

„Persönlich und für die Arbeit was mitgenommen.“

„Die besten online Konferenz, an der ich je teilgenommen habe.“

„Ich habe viel gelernt und konnte mich vom Wissen und der Erfahrung der anderen inspirieren lassen. So viel breiten Input hätte ich in einem Vortrag niemals erhalten. Danke!“

Das Feedback war durchweg positiv. Da zu diesem Zeitpunkt bereits alle remote im Homeoffice saßen, war es unseren über 40 Teilnehmern sehr wichtig, dass sie sich gegenseitig sehen konnten. Zwar hat man gerade in der Situation, wenn das schwedische Cube-Regal oder die halbvertrocknete Palme im Hintergrund zu sehen sind, die Webcam auch gerne mal aus, aber so verlieh es dem ganzen doch eine ganz besondere persönliche Note.

Die richtigen Tools

Zur visuellen Unterstützung haben wir das Videokonferenz-Tool Zoom und zum kollaborativen Brainstorming das Online-Pinboard-Werkzeug GroupMap genutzt. Die effiziente Nutzung dieser beiden Anwendungen hat viel zum erfolgreichen Gelingen beigetragen.
Zoom ist in der Videotelefonie vielen schon bekannt und ganz vorne auf dem Markt dabei. Es funktioniert zuverlässig und ist leicht zu händeln. GroupMap hat die Funktionalität einer Moderationswand, man kann der digitalen Version genauso folgen, wie der analogen.

Erst werden gemeinsam Ideen gesammelt, dann folgen das Gruppieren, Voten und das Ermitteln der Favoriten per Abstimmung. Nach intensiver Diskussion und regem Austausch zu den ausgewählten Themen, entstanden dann Ergebnisse. Die Ergebnisse der vier Breakout Sessions wurden im Forum wieder vorgestellt und auf dem virtuellen Pinboard visualisiert. So sah das dann aus:

GroupMap Board
GroupMap Board mit vier Breakout-Sessions

Gemeinsam schaffen wir das – Collaboration rocks!

Nicht zuletzt war das von den beteiligten Nordeck-Mitarbeitern eine tolle Teamleistung. Der Ablauf war nahezu reibungslos, etwaige Störungen konnten sofort behoben werden und der Moderator führte sicher durch die Agenda.

Nachdem im Zoom Hauptkanal einige Themen zur Diskussion erarbeitet wurden, teilten sich die Teilnehmer in mehrere sogenannte Breakout-Sessions auf. Jede Gruppe befand sich nun in einem separaten Zoom-Raum und mit einem eigenen GroupMap-Board. Dort haben unsere Trainer die Betreuung der Kleingruppen übernommen. Wichtig ist: Trotz der Moderation sind alle Anwesenden, Moderator sowie Teilnehmer, gleichberechtigt. Durch kollaboratives Brainstorming erarbeiteten alle gemeinsam Lösungen zu ihrer jeweiligen Thematik.

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Natürlich gibt es bei allem Platz zur Verbesserung. Nicht jeder ist mit der besten Hardware ausgestattet oder kann mit der idealen Belichtung aufwarten.

Zudem ist es wichtig, vorab eine (N)Etikette zu etablieren: Wie stellen wir sicher, dass alle pünktlich und mit richtigen technischen Voraussetzungen zum Event eintreffen? Wie zeigt der Einzelne an, dass er in der aktuellen Diskussion eine Frage stellen möchte? Sollte das Mikro in den inaktiven Redephasen stumm gestellt werden? Wie gehen wir damit um, dass ein kurzer Austausch untereinander (z. Bsp. In Pausen) schwerer möglich ist?
Online-Events erfordern einfach noch mehr gegenseitige Rücksicht als Präsenz-Veranstaltungen.

Wir freuen uns darauf, weitere solcher Veranstaltungen zu initiieren, zu gestalten und uns und euch immer weiter zu verbessern.

Dein Nordeck Team

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