Plan – Do – Check – Act: Über KVPs in der Familie

Agile Methoden und Werkzeuge funktionieren in der neuen Arbeitswelt hervorragend und verbreiten sich erfreulicherweise immer mehr – von größeren Firmen bis hin zu KMUs. Zu den wohl bekanntesten gehören Scrum, Kanban, die Retrospektive und das Servant Leadership.

Dass diese sich Hands-On einsetzen lassen, und das nicht nur im beruflichen Umfeld, stellt unser Art Director Babo unter Beweis. Sie arbeitete gerade an unserem Fact Sheet zu einem unserer aktuellen Führungskräftetrainings, als sie feststellt, dass sich die Schritte auch gut auf ihr kleines Familienunternehmen adaptieren lassen. Der Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses…

Zu ihren Erfahrungen haben wir sie interviewt und herrlich authentisch Auskunft erhalten:

Wie kam es dazu, dass Du agile Methoden im Homeoffice mit Deiner Familie anwendest?

Auf die Idee bin ich gekommen, als ich das Layout für die Unterlagen zu einem unserer aktuellen Führungskräftetrainings erstellt habe. Das dort vermittelte Verfahren ermöglicht Führungskräften mit ihren Teams in einen fruchtbaren kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gehen. Genau dieses Muster wenden wir im Kleinen an, um – auch gerade jetzt, in der „Corona-Zeit“ – das Miteinander unserer Familie auf engem Raum harmonisch und produktiv zu gestalten. So sind wir entspannter miteinander, und jede*r weiß, was er oder sie zu tun hat.

Wo sind die Parallelen?

Das Führungskräftetraining orientiert sich an einem Verfahren mit den Stufen „Plan – Do – Check – Act“. Dabei handelt es sich um ein klassisch zirkuläres Vorgehen, das zum Beispiel auch in Scrum eine Rolle spielt. Ich habe dann festgestellt, dass wir unsere Absprachen in der Familie nach demselben Muster treffen.

Du leitest also „ein kleines dynamisches Familienunternehmen“ nach Scrum?

Quasi. „Servant Leader“ ist schon eine gute Beschreibung der Rolle, auch wenn die Idee des Vorgehens nicht aus dem Businessumfeld stammt. Als die Schulschließungen kamen, wurde absehbar, dass wir einige Wochen verschärft aufeinander hocken würden. Daraufhin haben wir eine Familienversammlung abgehalten – unser „Planning“. Darin beantworteten wir die Fragen:

  • Was wünsche ich mir?
  • Was brauche ich?
  • Was möchte ich erreichen / welche Ziele setze ich mir?
  • Was muss für alle erledigt werden, damit der Alltag läuft?
Die Familienfersammlung als Planning

Hier haben wir für Euch eine Leitlinie erstellt, wie der Ablauf einer solchen Familienversammlung aussehen kann.

Das nimmt gerne mal ein, zwei Stunden in Anspruch und trotzdem ist mir aufgefallen, wie lösungsorientiert und motiviert meine beiden mittelgroßen Kinder dabei waren. Ganz wichtig dabei ist auch, dass alle Raum haben zu sprechen und Wünsche und Ideen äußern können. Jeder darf auch mal einen Tick länger überlegen. Wenn man das zu „zack-zack“ macht, wird oft jemand überfahren.

Und wie ging es dann weiter?

Mit den Ergebnissen unseres Plannings sind wir für ein paar Tage in die Testphase gestartet – das „Doing“. Ein, zwei Kleinigkeiten haben wir informell per Flurfunk nachkorrigiert, das meiste stimmte aber schon ganz gut. Das war auch das Ergebnis unserer Nachbesprechung eine Woche später – das „Checking“. Dabei wurde besprochen, was überreguliert war und weggelassen/ gelockert werden kann, und was weiterläuft. Letzteres wird ins „Act“ überführt.

Der zweite Zyklus startete sozusagen mit der Information über die Weiterführung der Schulschließungen, gekoppelt an Online-Unterricht. Weil wir eine Übersicht über die To Do’s haben wollten, wurde ein Kanban Board eingeführt. Wir hatten noch eines von einem vergangenen Firmen-Fotoshooting übrig, haben für uns vereinfacht und nutzen es nun.

Fotoshooting vs. Einsatz in der Realität – Im Idealfall identisch

Für die tägliche Arbeit nutzen wir bei Nordeck digitale Boards, da wir auch oft remote oder aus dem Homeoffice arbeiten. Erfahrungen, die uns jetzt sehr zugute kommen.

Im Checking, das wir zuletzt hatten, haben wir noch mal über die Dailies gesprochen. Die hatten nicht richtig funktioniert. Es war einfach nötig, eine Form der Tagesabsprachen zu finden, die für alle passt. Als Resultat des Checkings haben wir die Uhrzeit verlegt und testen nun, ob wir damit besser zurechtkommen. Bis jetzt sieht es ganz danach aus – Ein Kontinuierlicher VerbesserungsProzess eben.

Was ist Dein Fazit?

Es war und ist eine durch und durch positive Erfahrung! Und so einfach noch dazu. Nun wissen alle, was läuft. Weil jede*r sich mit seinen Wünschen und Ideen einbringen kann, muss nicht so lange rumgeflippt werden, bis die Aufmerksamkeit da ist. Man muss natürlich nicht zuletzt auch die echte Teilhabe der Kinder zulassen, aber damit hatten wir noch nie ein Problem.

Jeder ist aktiver Teil des Prozesses

Klingt nach ’nem Gewinn für Euch…

Auf jeden Fall! Mir fällt erst durch solche Parallelen auf, wie selbstverständlich wir eine agile Haltung einnehmen. „Agil“ ist viel mehr als nur eine neue Arbeitsmethode, da hängt ja auch so viel Menschenbild und Selbstverständnis dran. Das wäre glatt mal einen eigenen Blogartikel wert.

Würdest du den Blog-Leser*innen empfehlen, auch in ihren Familien so ein Vorgehen zu etablieren?

Klar, probiert es aus! Jede Familie tickt ein bisschen anders – macht euch die Struktur, die zu euch passt. Findet eure Form, einander zuzuhören und gemeinsame Beschlüsse zu fassen. Das ist kreativ, inspirierend – und effektiv.

Probieren geht über studieren

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Dein Nordeck Team

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