Verantwortung teilen mit dem Delegation Board – so läuft’s bei Nordeck

Ein Beitrag unseres Scrum Masters Stefan

Delegation Board

Wir wollen euch einen Einblick in die Arbeitsweise bei Nordeck geben und haben Stefan, einen unserer Delegation Board Master, um eine kleine Vorstellung dieses schönen Tools gebeten…

Alles begann mit der Äußerung unseres Geschäftsführers Hato:

„Wie schön wäre es, eine Vier-Tage-Woche zu haben.“

Auf die Nachfrage, was es dazu brauchen würde, erhielten wir die Antwort:

„Das Team müsste in der Lage sein, einen Großteil der operativen Tätigkeiten selbstständig umzusetzen, ohne auf meine Mitarbeit und Entscheidungen angewiesen zu sein.“

Gesagt, getan: Im Sommer 2019 haben wir das Delegation Board eingeführt – ein Werkzeug, welches uns ermöglicht, transparent Entscheidungen zu treffen. Mitarbeiter wollen mehr Verantwortung übernehmen und die Geschäftsleitung Verantwortung abgeben. Das Delegation Board autorisiert uns alle, in Eigenregie Entscheidungen zu fällen und gemeinsam festzulegen, wer die Verantwortung für kommende Entscheidungen trägt.

Als Delegation Board Master stand ich vor der Herausforderung, neben den vor Ort tätigen auch die vielen dezentral arbeitenden Kollegen an das Thema heranzuführen. Unsere monatlichen, inzwischen virtuell abgehaltenen Office Days machen dies auch aktuell möglich.

Die sieben Entscheidungsstufen des Delegation Boards

Wie ein Delegation Board aufgebaut sein kann, seht ihr in der Grafik im Kopfbereich des Beitrags.

Mit den einzelnen Entscheidungsstufen ändert sich das Verhältnis des Verantwortungsbereiches zwischen Mitarbeiter und Geschäftsführung. So liegt die Verantwortung in der ersten Stufe „Mitteilen“ noch komplett bei der Führungskraft und verlagert sich immer weiter bis hin zur letzten Stufe „Delegieren“ komplett zum Mitarbeiter.

Dies hat unsere Grafikdesignerin Babo optisch wie folgt veranschaulicht:

Delegation Board – Die 7 Entscheidungsstufen

Unsere Praxiserfahrungen

Unser Ziel war es, das Delegation Board gelebte Praxis werden zu lassen. Dazu musste es in die bereits bestehende Organisationsstruktur eingebettet werden. Jedes Mitglied des Nordeck-Teams kann sich jederzeit mit einem Thema, das er auf dem Board eingeordnet wissen möchte, an einen unserer zwei Delegation Board Master wenden. Dieser sorgt dafür, dass das Thema seinen Weg ins Backlog findet und unterstützt den Themengeber bei einer Konkretisierung für eine effektive Diskussion.

Wir diskutieren Fälle des Boards mittlerweile im Rahmen unseres monatlichen “Office Day” – ein Tag, an dem alle Kollegen (derzeit virtuell) zusammenkommen und uns alle betreffende Themen besprechen. In dem Kontext nehmen wir auch die Einordnung in die entsprechenden Entscheidungsstufen vor.

Bewährt hat es sich bei uns, mit einem physischen Board zu beginnen, um es haptisch besser „be-greifen“ zu können. Anfang 2020 sind wir auf eine digitale Variante umgestiegen.

Ein Fall für unser Delegation Board war die Standardsituation, dass ein Nordeck-Mitarbeiter Urlaub nehmen möchte. Das Nordeck-Team war sich einig, dies auf der Entscheidungsstufe “Kenntnis haben“ zu positionieren. Urlaubswunsch und -zeit teilt der/die Mitarbeiter*in dem Personalteam schriftlich mit, es bedarf keiner Genehmigung einer Führungskraft. Rücksprache hält er/sie zur Absprache der Vertretung mit seinem Team und aktuellen Kunden.

Unsere Learnings

  • Ein Delegation Board bildet den tatsächlichen Entscheidungsbedarf ab, nicht mögliche, hypothetische Szenarien (was wäre, wenn …).
  • Formulierungen und Entscheidungen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern spiegeln den aktuellen Meinungs- und Erkenntnisstand wider.
  • Es bedarf mehrerer Iterationen, um den Nutzen für die Mitarbeiter sichtbar werden zu lassen.
  • Erste Erfolge werden bereits spürbar: In häufig wiederkehrenden Situationen schaffen wir es, Entscheidungen schneller zu treffen ohne vorab klären zu müssen, wer letztendlich daran beteiligt sein sollte.

Die Entscheidungen selbst werden mittels Delegation Poker Karten getroffen. Wie das genau funktioniert verraten wir euch einem der nächsten Beiträge!

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