Check-In, Energizer, Brainstorming – Die richtigen Workshop-Methoden finden

Teil II unserer Reihe „Workshop-Design“

Workshops haben, wie Geschichten, einen Spannungsbogen, der dieser Veranstaltung einen Rahmen gibt (wer mehr darüber wissen will erfährt dies im ersten Teil der Blogartikelreihe Rahmen setzen – Rahmen halten). Einige Methoden können dabei helfen, diesen Bogen zu spannen, die Teilnehmenden abzuholen, einzubeziehen und ihre Bereitschaft zum Mitwirken aufrecht zu erhalten.

Sie sind eine große Unterstützung, wenn es darum geht, sich bei einem Event bewusst auf eine bestimmte Herausforderung zu fokussieren oder Ergebnisse zu festgelegten Themen zu erarbeiten.
Ankommen, Brainstormen, Energie sammeln, Output generieren, einen zufriedenstellenden Abschluss finden – All das braucht die zu den Gegebenheiten passenden Methoden. Doch kein Workshop, kein Meeting, kein Training ist, wie das andere. Moderator*innen müssen dementsprechend flexibel sein und einen möglichst diversen Methoden-Koffer haben.

Quick-Interviews mit unseren Spezialist*innen

Deshalb haben wir diejenigen gefragt, die bereits viel Erfahrung in der Moderation verschiedenster Veranstaltungen sammeln konnten: Unsere kompetenten, sturmerprobten Trainer*innen, Coaches und Moderator*innen.
In spannenden Quick-Interviews verraten sie im Folgenden, mit welcher Check-In Methode sie die Teilnehmenden zu Beginn eines Events motivieren und abholen, welche Energizer sie am liebsten nutzen und wie sie einen Workshop erfolgreich zum Abschluss bringen.

Was ist Deine liebste Check-In Methode und warum?

Christine:

Wenn es morgens ist, dann erst mal Kaffee trinken. Nein, im Ernst: Einen Lieblings-Check-In habe ich nicht. Zum einen mag ich einfach Abwechslung und schaue immer Was ist das für eine Veranstaltung und was ist das für eine Gruppe? Daraus leite ich ab, was inhaltlich dazu passt, was das Team gerade braucht, wie vertraut die Menschen miteinander sind und was wichtig ist für den Verlauf des Meetings oder Workshops .
Und dann wähle ich einen passenden Check-In aus. Das kann dann auch mal was ganz einfaches mit aktuellem Bezug sein. Z.Bsp. ein heißer Sommertag: Dann würde ich als Einstieg die Frage in die Runde stellen: „Welche Eissorte spiegelt deine aktuelle Stimmung wieder?“ Aber niemals ohne!
(Check-In, Eis im Sommer natürlich auch)

Roland:

Meine liebste Check-In Methode ist eine für etwas längere Termine, bei denen es wichtig ist, dass die Teilnehmer*innen aufgeschlossen aufeinander zugehen (z.Bsp. wenn in der Folge Feedback-Übungen kommen).
Am besten im Stuhlkreis, ist die Aufgabe:
Suche dir jemanden aus der Runde und führe ein Interview zu der Frage „Wie war das letzte Jahr unserer Zusammenarbeit im Team für dich?“
Zeit: 2-3 Minuten
(Als Moderator kann man ruhig ein bisschen mehr als3 Minuten pro Person einplanen, die gehen sehr schnell vorbei)

Katja:

Ich habe keine liebste Methode, denn ich passe sie immer wieder auf die Gruppe an, mit der ich arbeite. Ein Check-In hat mir aber in einer schwierigen Situation besonders geholfen: Die Sicherheitsabfrage.
Dabei geht es darum, direkt zu Beginn herauszufinden, wie sicher und wohl sich eine Gruppe miteinander fühlt und wie offen sie bereit sind miteinander zu sprechen. In dem Fall war es so, dass die Gruppe sich zwar auf die Retro eingelassen hatte, aber einzelne Teilnehmende dachten: “Ist ja ohnehin egal was wir machen, bleibt sowieso alles, wie es ist.“ So war das Ergebnis des Sicherheitsabfrage-Check-Ins: In dieser Gruppe wird nicht offen gesprochen.
Ich hatte für diesen Fall eine weitere Aktivität dabei. Mit der Frage: „Stellt euch vor, ihr wäret diejenigen gewesen, die sagen, „ich kann mich in diesem Kreis nicht offen äußern.“ Was wäre der Grund dafür, dass diese Person das so empfindet?“ Damit waren alle eingeladen auch ihre eigenen Bedenken zu äußern, ohne sich offenbaren zu müssen..

Melanie:

Das kommt natürlich auf das Thema und die Art des Meetings an – ob Retro, Konflikt, Workshop oder Training.
Oft starte ich mit einer Frage, die sich auf die kommende gemeinsame Besprechungszeit bezieht (Einschätzung, Wissensstand, Erfahrung, Gemüt, Assoziation), damit sich alle langsam einfinden und schon mal ein Eindruck entsteht, wie die Kolleg*innen zur Thematik stehen.
Das geht online mit vielen Tools, z.Bsp. Mentimenter.

Timo:

Meine liebste Check-In Methode ist das speziell für online Events geeignete Kennenlernspiel „Alle, die…“. Eine aktivierte Kamera ist hier Voraussetzung.
Alle Teilnehmenden sollten einen Klebezettel zur Hand haben, mit dem sie ihre Kamera abkleben können. Alternativ ist ein Tuch zum Abdecken möglich. Damit kleben/hängen zuerst alle ihre Kameras ab. Hat man die Gallerieansicht aktiviert, entsteht so ein buntes Mosaik.
Nun beginnt der/die Moderator*in die vorbereiteten „Alle, die…“-Fragen zu stellen. Ein Beispiel:
„Alle, die vergangene Nacht mehr als 8 Stunden Schlaf bekommen haben.“ Trifft die Aussage auf jemanden zu, so wird die Kamera abgeklebt. Alle Teilnehmenden ist es so möglich, auf einen Blick zu sehen, auf wen die Frage zutrifft. Ich finde, das ist ein schöner Beginn bei Video-Events.

Holger:

Zum Einstieg in eine Veranstaltung verwende ich gern eine Fragestellung. Damit kann man unterschiedliche Ziele erreichen.
Zu unterscheiden ist dabei die Zusammensetzung der Gruppe: Ist es ein Team, das sich regelmäßig trifft, findet wahrscheinlich bereits ein recht offener Austausch statt. Mit positiven Äußerungen lässt es sich zwar immer gut einsteigen, mehr Informationen ziehe ich jedoch aus der Reaktion auf negative Aussagen. Dahinter verbergen sich oft aktuelle Herausforderungen der Teilnehmenden, die für den weiteren Verlauf des Events relevant sein können.
In der Moderation für eine „Gelegenheitsgruppe“ (z.Bsp. Meetups), steige ich gerne mit einer Frage das Thema betreffend ein und lasse manchmal auch die Teilnehmenden in Mini-Breakout-Sessions miteinander sprechen. Hier können sich einzelne Mitglieder schon miteinander vertraut machen. Das hilft oft, den weiteren Verlauf der Veranstaltung lebhafter und mit aktiverer Beteiligung zu gestalten.

Hast Du ein Lieblings-Werkzeug in Deinem Methodenkoffer? Wenn ja, welches ist es und warum?

Melanie:

Wenn ich Teams länger begleite und die Zeit dafür da ist, abstrahiere ich gerne aktuelle Themen, wie die Oskar-Verleihung, die Fußball-Weltmeisterschaft, den Jahreswechsel usw. als roten Faden für eine Retro.

Roland:

Am meisten Spaß machen mir Methoden, bei denen es den Teilnehmer*innen leicht fällt, ins Persönliche zu gehen:
Wie arbeiten wir gut zusammen, wo hakt es? Was brauche ich von Dir? In der Team-Entwicklung arbeite ich gerne mit Aufstellungen zu kritischen Fragen, bei denen sich die Teilnehmer*innen im Raum positionieren.
Ein Beispiel: „Wir haben im Team übereinstimmende Ziele, Interessen und Prioritäten.“ Wenn sich dazu alle auf einer Linie zwischen „vollkommen“ und „überhaupt nicht“ positionieren, ergeben sich die Gesprächsthemen meist automatisch.
Wenn es eher um die fachliche Arbeit mit größeren Gruppen geht, ist mein Klassiker 1-2-4-all. Damit wird in kurzer Zeit eine gegebene Fragestellung erst alleine, dann zu zweit und schließlich zu viert bearbeitet. Die Ergebnisse werden im Anschluss in der Gruppe zusammenzutragen.
Für mich ist das die einfachste Möglichkeit, alle Anwesenden in die Bearbeitung einzubeziehen und gleichzeitig mit einer übersichtlichen Menge an Ergebnissen weiterzuarbeiten.
Bei kleineren Gruppen klappt übrigens auch 1-3-all ziemlich gut.

Timo:

Ehrlich gesagt, ist mein Lieblings-Werkzeug das gemeinsame Brainstorming (vielleicht die Mutter aller Moderationsmethoden).
Am Ende geht es immer um frische, neue Ideen, KVPs, Verbesserungen usw.

Christine:

Eines meiner Lieblingswerkzeuge sind Canvas:
Mit der Canvas-Methode lassen sich unterschiedliche Inhalte auf einem sogenannten Canvas/Plakat gemeinsam erarbeiten und einfach strukturieren. Sehr gerne arbeite ich mit dem Team-Canvas oder einem Canvas zur Rollenklärung.

Holger:

Mein Lieblings-Werkzeug sind Murmelgruppen. Und das kam so:
Als ich vor einiger Zeit einen Workshop zweier Kolleginnen besuchte, forderte eine der beiden die Teilnehmenden an einer Stelle auf, sich kurz in Kleingruppen zusammenzutun und sich in zwei Minuten über die Vor- und Nachteile des aktuellen Workshop-Schritts auszutauschen. Sie selbst zog sich in der Zeit mit der Co-Moderatorin zurück.
Danach fing sie die Teilnehmenden mit „Meint Ihr, dass eher die Vor- oder die Nachteile überwiegen?“ schnell wieder ein. Vom Beginn der Murmelgruppen bis zum Fortsetzen des Themas waren nur wenige Minuten vergangen. Als ich im Nachgang fragte, worin denn der Nutzen der Murmelgruppen bestanden hätte, erwiderte sie: „Ich brauchte einfach kurz Zeit, ich hatte den Faden verloren.“ Sie hat also eine einfache und professionelle Methode entwickelt, diesen Umstand zu überspielen und daraus keinen Nachteil für die Gruppe entstehen zu lassen.
In solchen oder ähnlichen Situationen mache ich davon in meinen eigenen Moderationen mittlerweile selber Gebrauch.

Katja:

Ich komme immer wieder auf die Retrospektive zurück, egal in welchem Kontext oder Team.
Es ist für mich das Format für kontinuierliche Weiterentwicklung.

Machst Du Energizer in Remote Workshops und wenn ja, welche?

Christine:

Ja. Gerade in Remote-Workshops braucht es durch die ständige Konzentration auf den Bildschirm und die reduzierte Körpersprache viel mehr Pausen und auch mehr Bewegung.
Auch hier frage ich mich vorab, mit wem ich es zu tun habe. Wie ist die Gruppe drauf und welche Energizer passen? Das kann dann einfach zwischendurch mal aufstehen und sich strecken sein, vielleicht auch etwas Gymnastik oder Tanzen, aber auch mal was lustiges, wie Emoji Gesichtsgymnastik.

Roland:

Physische Aktivitäten sind nicht so mein Ding.
Mir ist es wichtig, das alle immer mal wieder zu Wort kommen.

Melanie:

Das ist sehr teamabhängig, aber meist lasse ich Energizer weg. – Da ich selbst nicht so ein Fan davon bin.
– Damit wir direkt ins Arbeiten kommen. Oft ist es schon schwierig genug, überhaupt einen gemeinsamen Time Slot zu finden.
– Die meisten Teams, mit denen ich arbeite, mögen selbst keine klassischen Energizer und sind froh, wenn es vorbei ist.
Nach der Mittagspause oder früh am Morgen bitte ich höchstens mal alle das Fenster zu öffnen, sich ein Getränk oder etwas anderes an den Schreibtisch zu holen bzw. nochmal aufzustehen.

Katja:

Ja, ich mache sehr gern Energizer, wenn es sich um längere Veranstaltungen handelt.
Dann bitte ich alle aufzustehen und wir schütteln uns gemeinsam aus.

Holger:

Ja, Energizer sind prima. Wenn es längere Events sind, möchte ich nicht darauf verzichten.
Zuletzt hatte ich viel Spaß mit dem Verändern der Entfernung zur eigenen Kamera als Antwort auf eine Frage, wie beispielsweise „Wer war heute Morgen joggen?“. Wer das schon gemacht hat, geht mit seinem Gesicht näher an die Kamera. Die Nicht-Jogger gehen dagegen weiter zurück. Je nach Frage führt das zu interessanten Erkenntnissen und man kann Gemeinsamkeiten einzelner Teilnehmer*innen aufdecken.
Etwas aktiver geht es bei „Auf den Tisch des Hauses“ zu. Der/die Moderierende beginnt und wünscht sich „auf den Tisch des Hauses“ zum Beispiel einen Apfel. Nun machen sich alle auf den Weg, einen Apfel zu holen und in die Kamera zu halten. Wer das gesuchte Objekt zuerst vorzeigen konnte, darf sich das nächste auf den Tisch des Hauses wünschen.
Beide Energizer funktionieren selbstverständlich nur, wenn die (meisten) Teilnehmenden die Kamera aktiviert haben.

Wie schließt Du Deine Workshops und Trainings ab? Hast Du unterschiedliche Methoden in Präsenz und Online?

Katja:

Ein kurzer Check-Out gehört für mich immer dazu, auch wenn die Zeit mal knapp wird.
Die meisten Check-Outs lassen sich online wie offline umsetzen.
Im Online-Setting bitte ich die Teilnehmenden auch gern mal sich einen Klebezettel zu schnappen und darauf ganz knapp zu schreiben, was sie aus dem Termin für sich persönlich mitgenommen haben und woran sie sich in den kommenden Tagen und Wochen erinnern wollen. Das kleben sich alle für sie sichtbar an den Monitor oder an den Arbeitsplatz, damit es möglichst lange nachhält.

Melanie:

Die Zeit für einen gemeinsamen Abschluss muss da sein. Auch, wenn es sich nur um ein kurzes Feedback zum Termin handelt oder die Verständigung über die nächsten Schritte.
In Präsenz: Sich der*m Nachbar*in zuwenden und für etwas danken (eine „Blume überreichen“, ein Brief mit kurzem Statement). So ist nach einem anstrengenden Termin die Laune meist sehr gut.
Online: Viele nutzen Online Memes, um Stimmungen oder Feedback zu teilen. Das gibt als Abschluss zusätzlich zu einer sprachlichen Rückmeldung oft was zu lachen.

Christine:

Um den Workshop rund zu machen, ist es für mich wichtig hier auf jeden Fall eine Abschlussrunde zu machen! Und auch die kann, wie beim Einstieg, sehr unterschiedlich ausfallen.
Vom ausführlichen Feedback, bei dem jeder zu Wort kommt, bis hin zum Ein-Wort-Feedback im Chat (bei Online-Veranstaltungen).
Gerade bei Online-Workshops darf die Abschlussrunde nicht zu kurz kommen. Während wir in Präsenz vielleicht noch mit dem einen oder anderen ein Wort beim Rausgehen wechseln, entfällt das im Remotekontext komplett. Ein Klick und das Meeting ist zu Ende.

Roland:

Grundsätzlich ist mir am wichtigsten, dass alle ein gemeinsames Verständnis über die getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Aktionen haben. Daher steht genau das eigentlich immer am Ende.
Je nach Kontext ist es auch manchmal sinnvoll, danach mit einer Abschlussrunde bzw. Reflektion zu enden. Da gibt es für mich nicht viele Unterschiede zwischen Präsenz- und Remote-Workshops.

Timo:

Auf jeden Fall mit Feedback!
Bei einem Vor-Ort-Event beim Rausgehen Klebezettel an eine Feedbackwand kleben lassen. Online auf einen Fragebogen verlinken.
Wenn kaum Zeit ist: Kurz Daumen hoch/runter von allen Teilnehmenden.

Holger:

In Präsenz finden sich die Teilnehmenden nach Abschluss des Events oft noch zu einem Plausch zusammen und tauschen sich aus.
Online habe ich leider noch keinen zuverlässigen Weg gefunden, diese Situation ebenfalls zu erzeugen. Nach vielen Tests und verschiedenen Erfahrungen sieht es immer wieder so aus: Wenn der Workshop zu Ende ist, sagen die meisten danke und schalten ab.
Das ist verständlich, die Luft nach einem oft energiezehrenden Event ist dann oft raus.

Katja Kruschwitz,
Moderatorin

Roland Beintner,
Agile Coach

Timo
Hoppe,
Scrum Master

Melanie
Johänning-
Brunke,
Agile Coach

Christine
Meisner,
Agile Coach


Holger Steffen,
Moderator

Die passende Methode finden

All diese Erfahrungsberichte und Vorkenntnisse im Hinterkopf, fragt Ihr Euch vielleicht nun „Wie und wo finde ich die richtige Methode für meinen Workshop?“ Nun, wir haben das Rad nicht neu erfunden, aber verraten Euch, wo wir uns auf der Suche nach passenden Methoden für das nächste Event, sei es Training, Workshop, Meetup oder Seminar inspirieren lassen.

Ist es eine Retrospektive, die in (D)einem Team ansteht und für die Du nicht die immer gleiche Vorgehensweise anwenden möchtest, so ist der Retromat voller Ideen und Inspirationen.

Unter funretrospectives.com sindet Ihr auch eine gute Übersicht über Retrospektiven-Formate, genauso wie Energizer, Check-Ins und -Outs.

Unter Liberating Structures findest Du auch Anregungen zu Formaten, die helfen, Meinungen und Wissen einer Gruppe zusammenzuführen (z.Bsp. Troika Beratung oder Weise Gruppen)

Die Methode macht aber noch nicht das Event. Noch wichtiger ist es zu wissen, wann welches Format das passende ist. Wenn Ihr noch mehr wissen darüber wollt, dann schaut Euch doch auch unsere Masterclass Workshop-Design an. Dabei geht es vor allem um die Prozessteuerung bei der Planung und Umsetzung der Veranstaltungen, Moderationstechniken, Haltung und Umgang mit schwierigen Situationen.

Und als nächstes… 

…geht es im dritten Teil unserer Blogartikel-Reihe „Workshop-Design“ um den Moderationszyklus und dessen sechs Schritte zum rundum gelungenen Workshop.

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Dein Nordeck Team

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